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中海燃供:燃起A6協同之火
“實現跨地區、系統、業務層面以項目或人為中心的狀態、過程、結果關聯的組織高效集中管理。”
——中石化中海船舶燃料供應公司總經理秘書 尤成德


應用背景


近幾年連續的能源短缺現象使能源行業備受社會關注。與此同時,能源各行業為了提高生產效率、提高管理水平、降低成本、保證安全生產,加快了信息化建設的步伐,加大了對信息化建設的投入力度,尤其是為了提高信息化的應用功效,加大了對應用軟件的投入。


中石化中海船舶燃料供應有限公司(簡稱:中海燃供)是中國石化和中國海運集團兩家國資委直屬的特大型企業的合資公司。中國石化和中國海運集團在世界石油和航運市場中有著各自的獨特優勢,多年來在油品供應運輸等領域建立了良好的合作關系。2003年,兩大集團強強聯合出資組建中海燃供,公司注冊資本8.76億元。


中海燃供公司總部設在廣州,主要從事船舶燃油和物資供應以及相關的業務。在廣州、佛山、東莞、湛江、海南、廈門、寧波、上海、青島、天津、秦皇島、大連等地設有19個分(子)公司。在中國沿海各主要港口城市擁有多處油庫、碼頭、倉庫等設施;擁有45艘船舶和37個經營網點;職工總人數2000余人。


從管理層面來看,中海燃供信息化建設的重點是綜合管理信息系統和辦公自動化系統。作為一家優秀的大型企業,中海燃供在信息化建設方面一直采取積極務實的態度,有著明確的信息化建設目標。就以廣州總部來說,有電腦100多臺,采用兩條10M光纖對外連接,ERP系統也正開始上線運行,整個公司從上到下,建立了良好的信息化基礎設施保障。


客戶需求


雖說中海燃供網絡建設、信息基礎設施頗為完善,但與國際先進同樣企業相比,還存在一定的差距。在國際市場競爭的大背景下,差距即意味著必須不斷解決信息化的需求問題。


作為集團式公司,中海燃供在日常辦公上,幾百臺電腦只是單純的信息載體,沒有真正的合理利用起來,未能很好的解決公司內部協同化管理辦公實際存在的問題,比如溝通不及時、信息共享難、辦公費用高等。我們簡單概況一下:


1.企業內部普遍存在溝通不及時、不順暢的問題


中海燃供存在人多、點廣、線長;多工種作業、生產環節緊扣;信息量密集的特點。因此,要求信息對稱和流轉水平高,應當對分散在各地的整個生產流程進行不間斷的連續監控和即時狀態的了解。基礎建設僅僅提高了企業對外部各種關鍵信息及時獲取、快速反應的能力,而未使信息和知識共享,缺少統一的信息標準,信息無法在全公司內暢通無阻。例如要搞一次視頻會議,他們逐個分公司打電話通知,光打電話就花了一個多小時,而且溝通效果欠佳。


2.分公司油品價格上報,沒有規范的工作流程與數據流程


各分公司的油品價格上報,每天一次,作為油品供應商,在全國各地都有營業網點,每天都要將油品的價格及時上報公司總部審批。中海燃供每天都會收到大量的傳真價格表,各分公司根據各自喜好使用不同的數據表單,數據不能按照標準業務流程采集入庫。


3.分公司、部門與總部之間沒有良好的企業規范化信息資源庫


中海燃供總部每月平均處理300多份外來公文,由秘書專門處理,手工請示領導和分發到各相關部門。由于行業特有的高危險性,對于各種涉及安全性信息的上傳下達要求高,也就是說,對于跨組織結構的信息的垂直流轉要求高,對于不同地區、系統、部門的信息集成度的要求很高。因此,需要把分散的應用系統整合起來,要建立企業規范化的信息資源,使信息資源更加動態化、協同化,建立一個良好的信息資源庫。


解決方案


基于上述問題,用友致遠認為中海燃供的信息化驅動力最主要來自于向管理要效益、降低成本和提高綜合競爭能力,因此,迫切需要建立起一個與部門、分公司的溝通、信息共享、收發文等的協同工作平臺。作為行業優秀大型企業,中海燃供非常重視信息化的總體規劃,在產品的選型上也傾向于采用成熟的商用軟件,中海燃供的高層領導很快與用友致遠達成共識,充分認可協同管理軟件的應用價值,最終選定了用友致遠A6協同辦公軟件企業版。


中海燃供注重各級“一把手工程”,采取自上而下地推進模式。項目實施前,中海燃供從上至下,統一行動,總經理親自督促,成立了由綜合部主任為項目總負責人的項目實施領導班子,由秘書科科長、秘書科科員、企管科科員在一線配合項目實施。另外,為了減輕實施壓力,在實施之前就將實施調研表分發送下去,并作了相關調研培訓,將各部門需求、表單、流程收集了上來。在中海燃供的積極響應下,協同工作平臺迅速在中海燃供得以成功實施與應用起來。


以下是中海燃供應用A6協同軟件關鍵技術,實現信息共享、高效審批的工作流程:


第一步:找到別人發來的協同,轉發給相應領導


第二步:在“已發事項”里找到轉發的協同


第三步:轉發時的操作


到這一步,由某人發起的一個給領導審批的協同,由秘書科秘書完成了,具體流程是:


發起者→秘書科秘書;秘書科秘書(轉發)→相關領導(處理);秘書科秘書(將領導審批了的協同再轉發)→發起者。


第四步:秘書科秘書將該協同歸檔


這樣,整個流程完畢,該協同時實記錄全過程,通過對面向主題的、集成的、穩定的、不同時間的數據集合應用,把分布在企業網絡中不同信息島上的數據集成到一起,并且得以完整保存,方便隨時查看,實現了信息共享。


客戶收益


中海燃供協同應用系統現已有用戶數三百余人,大部分信息走協同,實現了部門、分公司的溝通與信息共享。具體收益有:


公告、通知全部在系統中實現,大大節省辦公費用,增強了溝通與組織行為協作的時效性。


內部溝通采用協同、在線聊天,節約了通訊費用。


各種辦公流程在協同應用系統中實現,節省時間成本。如分公司的信息上報,無需再傳真、EMAIL了。


單位文檔,信息匯總歸檔,隨時查閱。負責文檔管理的職能部門,如秘書科對此受益最大。


覆蓋不同地區、不同系統、不同業務層面及流程,協助企業創造新價值,也為企業的協同工作創造了一個全新環境。


建立完善的信息資源管理機制,整合信息孤島,實現企業資源共享,提高企業信息管理能力和在行業中的整體運營效率。


中海燃供正享受著協同工作帶來的快樂:適時的點對點溝通,增強了員工之間、員工與領導之間的溝通,大大提高了員工的工作能動性;實現了真正意義上的移動辦公,提供了多種辦公模式,加強了企業的凝聚力;規范了公司的辦公流程、節約了每天繁瑣的信息工作處理時間……我們祝福中海燃供燃起A6協同之火,在信息化建設的道路上越走越穩,越走越遠。
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